Das nimmst du mit
- Frag dein Team, was richtig Zeit kostet, aber nichts zur Wertschöpfung beiträgt. Dort setzt Automatisierung an. ▶ 18:49
- Leg bewusst fest, was menschlich bleibt. Eine KI-Absage nach drei Vorstellungsgesprächen fühlt sich nicht wertschätzend an. ▶ 20:39
- Plan die IT von Anfang an ein, vom Setup bis zum Monitoring. Sonst läuft ein Prozess wochenlang fehlerhaft, ohne dass es jemand merkt. ▶ 22:21
- Rechne den Business Case, auch die Kosten des Nichtstuns. So rücken HR-Projekte bei der IT nach oben. ▶ 23:47
- Nimm Bedenken ernst. Oft fehlen nur Informationen oder Training, dafür brauchst du kein großes Change-Projekt. ▶ 28:20
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Kostenlos beitretenViele Tools, keine Verbindung
Marc Stratmann hat HR Autopilot mitgegründet und sieht in vielen Unternehmen dieselbe Systemlandschaft: Recruiting, Payroll, Zeiterfassung, jedes Tool für sich gut, aber die Systeme sprechen nicht miteinander. Daten und Aktionen werden manuell von einem System ins andere kopiert. Das kostet Zeit und macht Fehler wahrscheinlicher. Nach der großen Digitalisierungswelle ist die Automatisierung in den Hintergrund geraten, Reminder-Mails und Datenkopien laufen weiter von Hand.
Alexandra Hoffmann verantwortet bei Marc O'Polo HR-Projekte und die Automatisierung von Prozessen. Das eigene Recruiting zeigt das Problem: Es gibt ein ATS mit angebundenem Mitarbeiterempfehlungsprogramm, ein Tool für Active Sourcing, ein Tool zum Tracken der Ansprache und seit einigen Monaten ein KI-Tool, das Telefoninterviews dokumentiert. Diese Tools sind nicht ideal oder gar nicht mit dem ATS verknüpft. Jeder Bruch heißt Handarbeit. Hoffmann sagt offen: Marc O'Polo ist mittendrin, nicht fertig.
Warum HR schneller und verbundener werden muss
Bewerbende, Mitarbeitende und Führungskräfte sind Einfachheit und Tempo gewohnt, vom Onlineshopping über Reisebuchungen bis zu ChatGPT. Fast alle im Saal nutzen lieber ChatGPT oder Gemini, statt selbst zu googeln. Untersuchungen legen nahe, dass Plattformen wie Instagram und TikTok die Aufmerksamkeitsspanne beeinflussen. Inhalte, Tools und Arbeitgeber müssen deshalb schneller überzeugen. Dazu kommt die Wachstums- und Internationalisierungsstrategie von Marc O'Polo: Prozesse müssen skalieren, ohne dass die Servicequalität sinkt.
Eine Studie von PwC zeigt laut Stratmann, dass jede operative HR-Kraft etwa 10 bis 12 Stunden pro Woche mit manuellen, wiederkehrenden Tätigkeiten verbringt. Bei Vollzeit ist das ein Viertel der Arbeitszeit. Wer so viel kopiert, vertauscht auch mal eine Sozialversicherungsnummer. Statt jede Schnittstelle von einer Agentur programmieren zu lassen, setzt HR Autopilot auf knapp 200 angebundene Systeme und einen Workflow-Builder per Drag-and-drop, den HR ohne Programmierkenntnisse bedient.
„Ich meine, stellt euch vor, ihr wart, weiß ich nicht, in drei Vorstellungsgesprächen und ihr bekommt eine KI Absage. Fühlt sich das wertschätzend an? Wahrscheinlich nicht.“
HR-Prozesse automatisieren, aber mit Plan
Hoffmann warnt davor, alles um der Automatisierung willen zu automatisieren. Vorher brauchst du Zeit und gute Fragen: Welcher Prozess bringt welchen Mehrwert? Wo hilft es, wenn ein Prozess rund um die Uhr läuft? Wo trägt deine eigene Arbeitskraft nichts zur Wertschöpfung bei? Frag die Kolleg:innen direkt, was sie viel Zeit kostet und nicht sein muss. Ob du mit dem wertvollsten Prozess startest oder dich mit einem kleinen herantastest, entscheidet jedes Unternehmen selbst.
Mindestens genauso wichtig ist die Gegenfrage: Wo sollen Recruiter, Hiring Manager und Kolleg:innen bewusst aktiver Teil des Prozesses bleiben? Hoffmann fragt den Saal, wie sich eine KI-Absage nach drei Vorstellungsgesprächen anfühlt. Diese Grenze muss jedes Unternehmen für sich ziehen, passend zu den eigenen Werten.
Zwei Erkenntnisse: IT-Partnerschaft und Change
Erstens braucht es eine enge Zusammenarbeit mit der IT. Jede Automatisierung hat eine IT-Komponente, vom Setup über das Monitoring bis zur Weiterentwicklung. HR-Projekte stehen bei der IT aber selten oben auf der Liste. Hoffmanns Rat: Zeig den Beitrag zur Wertschöpfung, rechne den Business Case und mach klar, was Nichtstun kostet. Die IT ist Tech-Owner, HR ist Business-Owner und kennt die eigenen Prozesse am besten. Ein Grundinteresse an IT hilft dir zu erkennen, wann du Unterstützung brauchst.
Zweitens braucht Veränderung Begleitung. Die einen probieren alles begeistert aus, andere fühlen sich überfordert. Kommen im Termin Bedenken, lohnt es sich, nachzufragen statt Gegenargumente aufzuzählen. Oft steckt nur ein Informations- oder Trainingsbedarf dahinter. Dafür brauchst du keine 20 Berater und kein riesiges Change-Projekt, sondern die Haltung, dass Menschen in Veränderung Begleitung brauchen.
Stratmann schließt mit einem Rat: Sei stolz auf kleine Erfolge und hab den Mut zum nächsten Schritt. Dein erster Schritt: Sammle mit deinem Team die Aufgaben, die am meisten Zeit fressen und keinen Mehrwert bringen.
Häufige Fragen
Wie fange ich mit HR-Automatisierung an?
Frag dein Team, welche Aufgaben viel Zeit kosten und keinen Mehrwert bringen. Starte dann mit dem wertvollsten oder einem kleinen Prozess und leg vorher fest, welche Schritte menschlich bleiben.
Wie viel Zeit verbringt HR mit Routineaufgaben?
Laut einer PwC-Studie, die Marc Stratmann zitiert, verbringt jede operative HR-Kraft etwa 10 bis 12 Stunden pro Woche mit manuellen, wiederkehrenden Tätigkeiten.
Speaker:innen
Alexandra Hoffmann
Marc Stratmann
