Mehr Recruiting-Budget: So überzeugst du deinen CFO mit Vakanzkosten und ROI

Warum dein CFO „Candidate Experience“ nicht versteht

Ana Fernandez-Mühl versteht die eigene Rolle als Übersetzungsarbeit, auch zwischen HR und den kaufmännischen Etagen. Dort treffen zwei Welten aufeinander. HR kann qualitativ gut begründen, warum etwas wichtig ist. Wer aber dem CFO von Candidate Experience und Conversion Rates erzählt, hört: Bitte erklär es mir anders. Was CFOs verstehen, sind Kostensenkung, Effizienzgewinn und Gewinnmaximierung.

Dazu kommt ein Bild, das Fernandez-Mühl für falsch hält: HR als Kostenstelle, die man möglichst klein hält. Das Gegenteil stimmt. Recruiting sichert Umsatz, unbesetzte Stellen kosten Geld. Der erste Schritt ist deshalb, Dringlichkeit zu erzeugen. Solange niemand meckert, sieht der CFO keinen Handlungsbedarf.

Vakanzkosten berechnen: Was offene Stellen wirklich kosten

Die meisten Unternehmen wissen nicht, was ihre offenen Stellen kosten. Das Modell dafür heißt Vakanzkosten oder Cost of Vacancy. Die Formel: Bruttojahresgehalt geteilt durch die Arbeitstage pro Jahr, multipliziert mit einem Wertschöpfungsfaktor und der Time-to-Fill. Der Faktor hängt davon ab, wie nah eine Stelle an der Wertschöpfung ist. Vertrieb und Produktion liegen höher als Sachbearbeitung, Controlling oder Facility Management. Belastbare Faktoren und Rechner gibt es bereits.

Das Beispiel stammt von einem Hidden Champion aus der Industrie im Schwarzwald. Eine Stelle als Industriemechaniker bringt 46 000 € Bruttojahresgehalt, 250 Arbeitstage, einen Wertschöpfungsfaktor von 2,1 und 95 Tage bis zur Besetzung. Ergebnis: 37 000 € Vakanzkosten pro Stelle. Bei 56 offenen Stellen kostet die Nichtbesetzung das Unternehmen 2,1 Millionen Euro. Damit hast du die Aufmerksamkeit deines CFO. Jede Idee, die schneller oder effizienter rekrutiert, verkleinert diese Summe.

ROI und Break-even: So rechnest du HR-Tools durch

Finanzmathe ist laut Fernandez-Mühl nicht kompliziert, Dreisatz und Prozent reichen. Erstes Beispiel ist ein KI-Tool zur Stellenanzeigenoptimierung. Annahmen: zehn neue Vakanzen im Monat, ein interner Stundensatz von 50 €, eine halbe Stunde pro Anzeige, 50 % Zeitersparnis und 55 € Lizenz pro Monat. Du rechnest die Ersparnis in Euro aus und teilst sie durch die Investition. Ergebnis: ein ROI von 127 %. Alles über 100 % bringt dich durch die Tür.

Beim ATS im SaaS-Modell rechnet Fernandez-Mühl mit mindestens 40 % Zeitersparnis gegenüber Excel und Outlook und 700 € Toolkosten. Der ROI liegt bei 185 %. Kommen Einmalkosten dazu, etwa eine Setup-Gebühr von 10.000 €, hilft die Break-even-Analyse. Sind die kumulierten Kosten über 24 Monate geringer als die kumulierten Einsparungen, geht die Rechnung auf. Im Beispiel ist der Break-even nach unter 8 Monaten erreicht. Im ersten Jahr kommt so ein Investment sicher durch, im zweiten meist auch.

Recruiting-Budget beim CFO durchbringen: Vokabeltraining und Checkliste

Statt „Wir brauchen ein Tool für bessere Candidate Experience“ sagst du: Wir steigern unsere Effizienz um 40 %, sparen 2000 € und setzen dafür 700 € ein. Noch stärker wirkt der Bezug zu den Vakanzkosten, weil du damit die Wertschöpfung steigerst. Das versteht jeder CFO.

Die Checkliste: Problem kennen, Problem quantifizieren und eine Baseline schaffen, passendes Tool und Erfahrungswerte finden, Kennzahlen ableiten, Pitch bauen. KI-Helfer können die Rechnung übernehmen und sogar Excel- oder PowerPoint-Dateien liefern. Du musst aber verstehen, was sie rechnen. Der CFO spricht mit dir, nicht mit deinem Helferlein. Wie klein die Hürde sein kann, zeigt die Rechnung zu ChatGPT: 48 Minuten Zeitgewinn im Monat entsprechen 0,5 % Produktivitätssteigerung, und schon ist die Lizenz finanziert.

Wenn der CFO sagt: Das sind doch fiktive Zahlen

Im Q&A kommt der häufigste Einwand: Die Toolkosten gehen sofort vom Konto ab, die Vakanzkosten sind Geld, das man nie hatte. Fernandez-Mühl unterscheidet zwischen Cashflow und Wertschöpfung. In Geschäftsmodellen mit klaren Businessplänen, etwa in der IT-Beratung, ist der Zusammenhang zwischen fehlenden Leuten und fehlendem Umsatz offensichtlich. Ist der Cashflow knapp, argumentierst du mit echtem Geld: Ein Tool macht die Arbeit schneller, sodass eine eingeplante Stelle gar nicht erst besetzt werden muss.