KI im Arbeitsalltag: So werden Fachkräfte zum Supercharged Employee

Warum der Mittelstand bei KI hinterherhinkt

Adacor ist ein mittelständischer Managed-Cloud- und KI-Provider mit rund 80 Mitarbeitenden an drei Standorten und forscht seit 2013 an KI. Bachmann setzt auf souveräne KI aus Deutschland als Gegenentwurf zu den großen amerikanischen Anbietern.

Wie schnell es gehen kann, zeigt Bachmann an Moderna. 5 Tage nach dem Start von ChatGPT gründete das Unternehmen eine Taskforce, stellte die Technik den Mitarbeitenden zur Verfügung und kam innerhalb weniger Monate auf 750 Custom GPTs, die Teams selbst gebaut hatten. Im Mittelstand ist KI dagegen oft noch kein Thema. Als Gründe nennt eine Umfrage Zeit, Komplexität, Geld, Sicherheitsrisiken und fehlende IT-Fachkräfte.

So schnell muss der Mittelstand nicht sein, sagt Bachmann. Aber die Lücke ist groß. Was automatisiert werden kann, wird automatisiert. Wer KI nicht nutzt, fragt sich irgendwann, warum ein Konkurrent 30 Prozent günstiger ist. Gleichzeitig entsteht ein neues Spielfeld, auf dem nicht Größe zählt, sondern Schnelligkeit.

KI im Arbeitsalltag bricht Silos auf

Viele Jobs sind ein Arbeitsleben voller Beschränkungen: Informationen fehlen, Meetings dienen dazu, sie zu beschaffen, Prozesse lassen sich nicht gestalten, Software hat nur ihre Features und die IT ist meist überlastet. Dazu kommen Rollen, die streng über Fachwissen und Aufgaben getrennt sind. Wer schon einmal eine Urlaubsvertretung gemacht hat, kennt das Problem.

Bachmanns Ansatz: wiederkehrende Aufgaben mit Assistenten und Automatisierung erledigen, Wissen in Assistenten codifizieren und KI-Kompetenz bei allen aufbauen. So wächst die Wirksamkeit jeder einzelnen Person. Ein Beispiel ist eine Werkstudentin im Marketing, die Psychologie studiert und nie programmiert hatte. Statt jede Woche Daten aus zwei Analytics-Tools per Hand zusammenzuführen, ließ sie sich von ChatGPT ein Skript erklären und automatisierte die Aufgabe. Mittendrin fragte sie: Programmiere ich gerade? Die Antwort: ja.

Zur Einordnung unterscheidet Bachmann drei Stufen. Beim Chatbot promptest du ein Modell direkt. Ein Assistent hat zusätzlich einen Systemprompt und Wissen. Ein Agent nutzt außerdem Tools und andere Assistenten. Dahinter stehen immer Large Language Models, die nichts dazulernen, sondern mit Wissen und Werkzeugen arbeiten.

KI-Assistenten im HR: das Beispiel Adacor

Das HR-Team von Adacor war eines der ersten Teams im Unternehmen, das intensiv mit KI gearbeitet hat. Heute besteht es nicht mehr nur aus drei Personen, sondern auch aus vielen Assistenten, die das Team selbst gebaut hat, ohne IT-Abteilung und ohne Spezialisten. Die Anleitung schreibst du in normaler Sprache, so wie du einer neuen Kollegin Aufgabe und Kontext erklärst.

Ein konkreter Fall: Bei jeder Bewerbung will das Team wissen, wo jemand zuletzt gearbeitet hat. Wie groß waren die letzten drei Arbeitgeber, was bieten sie an? Diese Recherche dauerte 20, 30 Minuten. Jetzt lädt eine HR-Mitarbeiterin den Lebenslauf in einen selbst gebauten Assistenten. Der zieht die letzten Arbeitgeber heraus und recherchiert im Netz ungefähre Mitarbeiterzahl, Branche, Produkte und Services.

Der Effekt geht über die Zeitersparnis hinaus. Die Mitarbeiterin hängt nicht mehr davon ab, welche Features das HR-System bietet oder ob die IT Zeit hat. Im Urlaub nutzt die Vertretung denselben Assistenten, und jede neue Erfahrung fließt in ihn ein. So werden Rollen beweglicher.

Von der Verwaltungskraft zur Prozessarchitektin

Ähnlich lief es in der Verwaltung. Adacor führte eine Software zur Prozessautomatisierung ein, ließ aber nicht die IT automatisieren. Stattdessen wurden die Verwaltungsmitarbeitenden geschult und langsam an die Software herangeführt. Als sie ihre Prozesse selbst modellierten, änderte sich das Selbstverständnis: Aus einer Verwaltungsmitarbeiterin wurde eine Prozessarchitektin, die ihren Arbeitsalltag gestaltet und das Wissen ins Unternehmen trägt.

Was bleibt, wenn Fachwissen in KI steckt? Für Bachmann sind es menschliche Eigenschaften: Energie, Empathie, Neugier und die Fähigkeit, Dinge zu verknüpfen und systemisch zu denken. KI verändert damit Rollen im Unternehmen. Das kann Angst machen, bietet aber große Chancen. Den Supercharged Employee hält Bachmann deshalb für ein Muss, um digital resilient zu bleiben.

So startest du mit KI im Arbeitsalltag

Such dir eine wiederkehrende Aufgabe, die heute Zeit frisst, etwa die Recherche zu Bewerbenden, und lass die Menschen, die sie erledigen, ihren eigenen Assistenten bauen. Schulung und Zeit zum Ausprobieren sind dabei wichtiger als ein großes IT-Projekt. Wer eigene Software entwickelt, sollte laut Bachmann die Forschungszulage prüfen: Damit lassen sich 25 bis 30 Prozent der Personalkosten für Entwicklung zurückholen.

Zum Schluss zeigt Bachmann den Zwischenstand eines geförderten Forschungsprojekts: eine deutsche Text-to-Speech-KI, die sogar Südhessisch kann. Mögliche Einsatzfelder sind Hörbücher, Barrierefreiheit und die Betreuung älterer Menschen.