Digitales Onboarding: Wie Haufe mit App und HR-Chatbot begleitet

Digitales Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Der Vortrag erzählt das Onboarding als Geschichte, die mit „Herzlich willkommen bei Haufe, Meity!“ beginnt, und geht Phase für Phase vor. Los geht es mit dem Preboarding. Die Folien zitieren eine SPIEGEL-Schlagzeile zum Ghosting im Job: Jeder Zehnte unterschreibt einen Arbeitsvertrag und kommt dann doch nicht. Eine weitere Folie nennt 36 Prozent mit Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag.

In dieser Zeit stellen sich Neue Fragen wie „War das die richtige Entscheidung?“. Die Antwort von Haufe ist eine Onboarding-App. Die Screens zeigen eine Begrüßung „Willkommen in Freiburg“, Welcome Days mit Campustour, Artikel zur Kultur, Events wie einen Team-Lunch sowie Aufgaben und ein Profil.

Orientierung: Was ein HR-Chatbot im Onboarding übernehmen kann

Am ersten Tag will man sich zurechtfinden. Dafür stellt der Vortrag den HR Assistant vor, einen Chatbot für alle HR-Service-Anfragen. Die Folien unterscheiden dabei: Originäre, komplexe Anfragen brauchen persönliche Bearbeitung. Standardisierbare Anfragen sind automatisierbar.

Auch die naheliegende Sorge greifen die Folien auf: Verlieren wir durch Chatbots den persönlichen Kontakt? Ein Beispielchat zeigt die Frage, warum sich die Entgeltabrechnung nicht öffnen lässt. Der Bot erklärt den Zugang, nennt die Ansprechpartner im Team HR Services, fragt nach Feedback und schlägt verwandte Themen vor. Laut Folien deckt der Chatbot Themen wie AU-Bescheinigung, Dienstreise, Benefits, Mobilität, Sonderurlaub und Zeiterfassung mit 350 rechtssicheren Antworten ab.

Integration: Struktur statt Zufall

In der Integrationsphase nennen die Folien diese Bausteine: eine strukturierte Einarbeitung, Termine mit wichtigen Ansprechpartnern, relevante Schulungen, Events zum Kennenlernen und Vernetzen sowie die Einarbeitung in die wichtigen Tools.

Ergänzt wird das durch Stimmen von Kunden der Haufe-Lösungen, darunter die Main-Kinzig-Kliniken, SIBA und die NÜRNBERGER Versicherung. Der Tenor: Ein gutes Onboarding ist die Visitenkarte eines Unternehmens, und Digitalisierung verhindert unnötig aufgeblähte Prozesse.

Digitales Onboarding in der Praxis: dein erster Schritt

Zum Schluss ordnet der Vortrag alles in den Employee Life Cycle ein: Preboarding, Orientierung, Integration und Entwicklung. Für jede Phase braucht es passende Angebote, nicht nur für die ersten Tage.

Für den Start hilft eine einfache Bestandsaufnahme: Welche Fragen stellen neue Mitarbeitende in den ersten Wochen immer wieder? Was davon ist standardisierbar und kann ein Chatbot oder eine App übernehmen? Und wo brauchen sie eine Person? So bleibt HR Zeit für die Anliegen, die persönliche Bearbeitung verdienen.