KI-Agent im Recruiting: Wie Paul bei Teamwork und Rohde & Schwarz mitarbeitet

Was ein KI-Agent im Recruiting anders macht

Paul's Job baut nach eigener Aussage den wohl ersten KI-Mitarbeiter für die Personalabteilung. Paul ist kein Tool, das auf Klicks reagiert, sondern ein digitaler Kollege, der selbstständig Aufgaben erledigt. Im Recruiting kommuniziert Paul mit Kandidatinnen und Kandidaten über SMS, E-Mail, WhatsApp und Chatbots auf Websites, beantwortet Fragen und liefert proaktiv Informationen zum Unternehmen. Im Core-HR beantwortet Paul Fragen von Mitarbeitenden, etwa über Teams, Slack oder einen Intranet-Chat.

Damit HR-Teams mit einer KI zusammenarbeiten können, gibt es eine Plattform drumherum. Im Messenger schaust du Paul über die Schulter und greifst ein. Weiß Paul etwas nicht, fragt der Agent selbstständig bei HR nach, das ist Human in the Loop. Im Bereich Paul's Room briefst du den Agenten, mit Rezepten legst du fest, was Paul selbstständig tun soll. Die Insights zeigen, welche Themen Bewerbende und Mitarbeitende beschäftigen.

Blue Collar: Bewerbungen per WhatsApp bei Teamwork

Der erste Praxisfall kommt von Teamwork. Im Blue-Collar-Bereich nutzen Bewerbende kaum E-Mail, deshalb läuft die Kommunikation über WhatsApp. Wo Unternehmen bei WhatsApp Datenschutzbedenken haben, ist SMS der bevorzugte Weg. Paul nimmt die Bewerbung entgegen und trägt sie direkt in das ATS ein, hier Umantis.

Fehlen Unterlagen, und das ist meistens so, fragt Paul nach und trägt die nachgereichten Dokumente ebenfalls ein. So übernimmt der Agent viele Arbeiten, die heute noch manuell in den Systemen passieren. Weil Paul die Daten mit dem ATS synchronisiert, weiß das ganze Team jederzeit, wo die Bewerbenden stehen. Wie hartnäckig die Follow-ups sind, zeigte schon der Test: Die eigenen Developer von Paul's Job wurden angeschrieben und gefragt, ob sie nicht bei Teamwork arbeiten möchten.

Aufgesetzt war das in zwei, drei Wochen. Trainiert wird nicht an theoretischen Fällen, sondern an echten. Weller vergleicht das mit neuen Mitarbeitenden: Ihr gebt ihnen zuerst Basisaufgaben, schaut über die Schulter, korrigiert und lasst sie Schritt für Schritt von der Leine.

White Collar: Mehr Leads für Rohde & Schwarz

Rohde & Schwarz sucht sehr spezialisierte Menschen an vielen Standorten. Die Herausforderung: Stellen gut erklären, auf Einwände eingehen und erkennen, wo eine Bewerbung gar nicht passt. Die Website hat viel Traffic, doch viele verlassen die Seite ohne Bewerbung. Über den Chat fängt Paul diese Menschen ab und gewinnt sie als Leads.

Die Gespräche ziehen sich teils über mehrere Monate, Menschen kommen zurück und stellen neue Fragen. Paul meldet sich proaktiv, greift alte Einwände wieder auf und schickt Unentschlossenen E-Mails mit Informationen zum Unternehmen. Das läuft zwar in einem Chatfenster, ist aber kein Chatbot im klassischen Sinn: Die Konversation wirkt laut Paul's Job sehr menschenähnlich. So konvertieren mehr Menschen in den Bewerbungsfunnel.

Was du bei der Einführung eines KI-Agenten erwarten musst

Faber und Weller nennen offen die Hürden. Die erste ist die Erwartung: Software folgt festen Klickpfaden, eine KI nicht. Eine Erwartung von 100 %, dass immer genau das passiert, was du dir ausgedacht hast, erfüllt ein KI-Mitarbeiter nicht, ein menschlicher übrigens auch nicht. Manchmal ist der Agent sogar schlauer und deckt widersprüchliche Informationen auf Websites auf, etwa wenn die englische Übersetzung nicht mehr zur deutschen Seite passt.

Dazu kommen Umgangssprache, etwa bei Lagerbeschäftigten, und die Anbindung an HR-Systeme. Deshalb reicht ChatGPT allein nicht: KI-Agenten müssen auf Use Cases wie HR spezialisiert sein. Auch begrenzte Rechenkapazität und Geschwindigkeit sind Themen. Für den Datenschutz nutzt Paul's Job Modelle über Microsoft Azure in europäischen Rechenzentren. Neue HR-Systeme bindet ein eigenes Team an, per API oder per Computer Vision.

Dein erster Schritt: Such dir einen klar umrissenen Prozess, etwa das Nachfassen fehlender Unterlagen, und starte dort wie mit einer neuen Kollegin oder einem neuen Kollegen.