KI im Bewerbungsprozess: Prozess verändern statt nur beschleunigen

Warum Recruiting gerade so anstrengend ist

Neubauer startet mit einer Intelligenzkurve: Ganz rechts sehen die Genies einfache Wege, in der Mitte sehen die meisten vor allem die Komplexität. Als XING 2005 noch als OpenBC startete, waren Jobs rar und schwer zu finden. Heute ist die Jobsuche einfach. Für HR heißt das: viele Bewerbungen und sehr viel Arbeit.

Der XING Arbeitsmarktreport 2025 zeigt, wie groß die Last ist. 93% der Personalsuchenden spüren sehr hohe Erwartungen und Anforderungen, 90% einen gestiegenen Druck. Knapp mehr als die Hälfte erlebt Stress. Neun von zehn nennen den Fachkräftemangel als Problem, fast ebenso viele einen gestiegenen administrativen Aufwand. 87% übernehmen zusätzliche Aufgaben, vom Onboarding über Entgeltabrechnung bis zur betrieblichen Altersvorsorge.

Dabei wollen Recruiter:innen eigentlich etwas anderes tun: 42% nennen die Identifizierung geeigneter Kandidat:innen in den eingegangenen Bewerbungen. Dazu kommen Active Sourcing, Gespräche führen, Anforderungen definieren und Stellenanzeigen schreiben.

Was Talente im Bewerbungsprozess stört

Für Talente zählen zuerst Gehalt und Flexibilität, etwa Homeoffice und Arbeitszeiten. Ob sie angesprochen werden oder selbst suchen wollen, ist gemischt: 24% möchten lieber angesprochen werden, 36% suchen lieber selbst, 40% wollen einen Mix.

Am meisten stören intransparente Gehaltsangaben, langwierige Prozesse und unklare Stellenanzeigen. Die beiden größten Prozesskiller sind fehlende Rückmeldung und lange Wartezeiten. 76 Prozent erwarten eine Rückmeldung innerhalb von ein bis zwei Wochen, 53 Prozent innerhalb von vier Wochen. Bei all den Zusatzaufgaben schaffen viele Teams das nicht. Die Folge: 98 Prozent der Unternehmen wurden schon von Bewerbenden geghostet, oft weil die Antwort zu spät kam.

KI im Bewerbungsprozess: verändern statt nur beschleunigen

Auf jeder Messe geht es um KI. Neubauer warnt vor dem Hammer-Effekt: Wer nur einen Hammer hat, sieht überall Nägel. Einen schlechten Prozess zu digitalisieren, macht ihn nicht besser. Deshalb beginnt XING beim Problem, nicht beim Tool.

Einiges beschleunigt XING mit KI. Die Smart Search versteht freie Eingaben, etwa den Wunsch, in der Nähe der Familie zu bleiben oder mit Kindern zu arbeiten. Stellenanzeigen werden übersichtlicher dargestellt. Neubauers Rat an Arbeitgeber: Gib in Anzeigen möglichst viel Klarheit, auch zum Gehalt. Über lebenslauf.com lassen sich Lebenslauf und Anschreiben erstellen. Das Anschreiben ist für Neubauer ohnehin eine Hürde, entschieden wird meist im Gespräch.

Den Prozess verändern will XING mit einem anderen Ansatz. Offen ist immer nur ein kleiner Teil der rund 46 Millionen Jobs in Deutschland. Deshalb können Nutzende seit diesem Jahr durch alle Jobs swipen, auch durch besetzte. Die Vorschläge beruhen auf Profil und Lebenslauf und darauf, welche nächsten Schritte andere Mitglieder gegangen sind.

Talente ansprechen, bevor die Stelle ausgeschrieben ist

Pro Woche kommen Millionen Swipes zusammen, rund 70 Prozent Dislikes und 30 Prozent Likes. Das sind ungefähr 700.000 Likes pro Woche. Die Daten zeigen ein Muster: Ein generischer Manager-Job bei einer großen Beratung sammelt die meisten Likes, weil er sehr oft ausgespielt wird, aber auch viele Dislikes. Ein spezieller Business-Development-Job bei einem kleinen Unternehmen wird selten gezeigt und fast immer geliked.

Diese Likes landen im XING TalentManager in einem neuen Pool namens „XING Initiativbewerbung“. Recruiter:innen sehen dort, wer einen Job aus dem eigenen Haus oder eine ähnliche Stelle geliked hat, und können die Person direkt anschreiben. So baust du einen Talentpool auf, bevor eine Stelle frei wird. Es geht nicht darum, jemandem den Job wegzuschnappen, sondern das Like als Gesprächsanlass zu nutzen.

Die Arbeitsteilung ist für Neubauer klar. KI erkennt Fähigkeiten und macht Vorschläge. Menschen gehen schneller ins Gespräch, erkennen Potenzial und bauen Beziehungen auf. KI ersetzt keine Recruiter:innen, sie unterstützt sie. Dein erster Schritt: Miss, wie lange Bewerbende bei dir auf Antwort warten, und streich Schritte, die nichts zur Entscheidung beitragen.