KI-Kompetenz im HR: Warum 19 Stunden Admin pro Woche dein größter Hebel sind

Wo HR beim Thema KI steht

Tim Verhoeven arbeitet als HR-Data-Expert im Bereich Talent Intelligence bei Indeed und war vorher zwölf Jahre in Personal- und Recruitingleitung tätig. Der Vortrag beginnt mit einer Einordnung: Laut einer Studie des World Economic Forum halten sich durch neue Technologien zerstörte und neu geschaffene Jobs ungefähr die Waage. Dass weniger Junior-Jobs ausgeschrieben werden, ist laut Verhoeven nicht allein ein KI-Thema. Viele Unternehmen sparen gerade, und zuerst bei Einstiegspositionen.

Fünf Herausforderungen prägen HR: ein Arbeitskräftemangel statt nur Fachkräftemangel, verschärft durch den demografischen Wandel. Ein Kompetenzwandel, bei dem du gerade so viel Fachwissen brauchst, dass du eine halluzinierende KI challengen kannst. Gestiegene Erwartungen von Kandidat:innen. Zu viel Admin. Und eine HR-Funktion, die bisher nicht der Innovationstreiber ist, der sie gern wäre.

Der größte Hebel: HR-Admin automatisieren

Verhoeven sieht das größte Potenzial im nervigen Admin-Bereich. Laut McKinsey machen automatisierbare administrative Aufgaben noch 60 bis 70 Prozent der Arbeitszeit aus. Eine Sage-Studie für den deutschen Markt kommt auf 19 Stunden pro Woche für administrative Tätigkeiten. Die frei werdende Zeit ist die Chance auf mehr Business-Partnering, strategische Arbeit und Gestaltung.

Eine autonome Lösung ganz ohne HR hält Verhoeven für den falschen Weg. Der Wandel selbst ist nicht neu: Vor 16 Jahren kamen Bewerbungen noch in Postmappen, ganze Teams verteilten Eingangsstempel. Diese Jobs gibt es heute nicht mehr. Daten des Hiring Lab zeigen, dass KI-Anforderungen in HR-Stellenanzeigen gerade explodieren, während der Gesamtmarkt nur leicht steigt.

KI-Kompetenz im HR: offen, aber zu selbstsicher

Eine neue Indeed-Studie zeigt HR im Vergleich zu Führungskräften und Arbeitnehmenden weit vorn: mehr Praxiserfahrung mit KI, mehr Offenheit, häufigere Information über das Thema und Bereitschaft, Geld zu investieren. Gleichzeitig ist HR dafür verantwortlich, dass sich die ganze Belegschaft weiterbildet.

Eine experimentelle Studie der Universität Mannheim zeichnet ein anderes Bild: HR überschätzt die eigene KI-Kompetenz deutlich und schnitt bei Analyseaufgaben unterdurchschnittlich ab. Verhoeven spricht von Scheinsicherheit. Wie beim Taschenrechner hinterfragen wir etablierte Technik immer weniger. Deshalb braucht HR Critical AI Literacy: Woher kommen die Zahlen, welche Datenbasis steckt dahinter, wo droht Diskriminierung?

Was KI im HR wirksam macht

Verhoeven nennt die Grundlagen. Erstens Datenexzellenz: Ohne saubere Datenqualität kann kein KI-System vernünftig lernen. Zweitens eine Innovationskultur mit einer Kultur des Scheiterns. Wer eine gute Innovation will, probiert vorher mindestens fünfmal etwas, das nicht funktioniert. Wichtig ist, solche Ansätze dann auch zu beenden, statt sie zwei, drei Jahre weiterlaufen zu lassen.

Drittens Guiding Principles für einen verantwortungsvollen Umgang mit KI. In Deutschland fragen wir vor allem, was rechtlich erlaubt ist. Die größere Frage wird, was wir ethisch wollen, denn der rechtliche Rahmen wird mit der Technik in den nächsten fünf bis zehn Jahren nicht mithalten. Viertens messbare Ziele: You cannot manage what you cannot measure. Leg vorher fest, was du erreichen willst und woran du ein Scheitern erkennst.

Zum Weiterlernen stellt Verhoeven die kostenlose Indeed AI School vor, mit kurzen Trainingseinheiten von 15 bis 30 Minuten.

Arbeitsmarkt und KI: die Einordnung aus dem Hiring Lab

Im Q&A beschreibt Virginia Sondergeld einen Arbeitsmarkt am Wendepunkt. Im Indeed-Arbeitsmarkt-Index fielen die ausgeschriebenen Stellen im ersten Quartal um 6 %, im zweiten um 4 %, im dritten nur noch um 0,8 %. Bürojobs in Marketing, HR und Tech gehen zurück, in anderen Bereichen bleibt der Fachkräftemangel. Ob KI schon heute Einstiegsjobs kostet, ist laut Sondergeld in den Daten noch nicht klar belegt. Beim Gender Pay Gap gibt es Fortschritte: von 2023 auf 2024 sank er von 18 auf 16 Prozent.

Für Upskilling empfiehlt Sondergeld Ausprobieren und Austausch: über Frust reden, Leute ermutigen, Best Practices teilen und Menschen benennen, die sich gezielt um die KI-Transformation kümmern. Dazu kommt der Dreiklang aus Können, Wollen und Dürfen. Wer Tools ständig verbietet, macht niemanden zukunftsfähig. Dein erster Schritt: Erfass, welche Admin-Aufgaben in deinem Team die meiste Zeit kosten, und starte dort mit einem messbaren KI-Pilot.