Recruiting-Chatbot einführen: Wie Lidl Tempo vor Perfektion setzt

Recruiting bei Lidl: 138.000 Einstellungen pro Jahr

Lidl ist in über 32 Ländern aktiv und führt das Recruiting aller Länder in einer SuccessFactors-Suite. Pro Jahr kommen mehr als 92 Millionen Views auf die Karriereseiten, mehr als 7 Millionen Bewerbungen, anderthalb Millionen Auswahlschritte und 138.000 Einstellungen. Über 90 Prozent des Geschehens spielen sich im Blue-Collar-Bereich ab, also in Filialen und Lagern. Das ist die Hauptzielgruppe.

Die TA-Vision stellt Menschen vor Systeme: „We change people's lives for the better by joining #TeamLidl“. Technologie soll Zeit schaffen für das, was im Recruiting den Unterschied macht, die menschliche Interaktion. Seit 2021 hat Lidl die landesindividuellen Lösungen abgelöst und SuccessFactors Recruiting in alle Länder ausgerollt. Stephanie Blesch nennt das einen Riesen-Change, denn jedes Land musste sich auf einen gemeinsamen Prozess einigen.

Erst Standards, dann KI: Recruiting 2.0 bei Lidl

Seit dem vergangenen Jahr läuft ein zweites Projekt, Recruiting 2.0. Systemisch ändert es wenig, strukturell viel. Lidl rekrutiert noch überwiegend dezentral in den Landesorganisationen, Standards und einheitliche Prozesse sind so schwer durchzusetzen. Deshalb bündelt und zentralisiert Lidl das Recruiting. Für Blesch ist das die Voraussetzung für den nächsten Schritt: Automatisierung und KI funktionieren nur mit standardisierten Prozessen.

Die KI soll die Aufgaben übernehmen, die keinen menschlichen Input brauchen. Das Paradebeispiel ist die Interviewplanung: Kalender prüfen, Verfügbarkeiten abgleichen. Die gewonnene Zeit fließt in den Austausch mit Hiring Managern und in Gespräche mit Kandidat:innen. Langfristig sollen Recruiter:innen in eine Talent-Advisory-Rolle mit End-to-End-Verantwortung wachsen. So weit ist Lidl heute noch nicht, und Blesch sagt das offen.

Innovation ist harte Arbeit: der gestoppte erste Anlauf

Vor rund anderthalb bis zwei Jahren hatte Lidl schon ein Tool für einen ähnlichen Use Case ausgewählt: Chatbot auf der Karriereseite, Bewerbung im Chat, automatisierte Interviewplanung. Die Freigabe des Vorstands lag vor, Ziele und Prozesse standen. Dann folgten ein langer Beschaffungsprozess mit Prüfungen zu KI-Modell, Datenschutz und Informationssicherheit, ein Wechsel des Pilotlands wegen einer parallelen SuccessFactors-Implementierung und Budgeteinschränkungen.

Im vergangenen Sommer kamen in derselben Woche zwei Meldungen: SAP kauft SmartRecruiters, und für SuccessFactors Recruiting heißt das in ein paar Jahren den Wechsel auf SmartRecruiters. Zugleich wurde das ausgewählte Tool von einem großen SAP-Wettbewerber übernommen. Lidl stoppte daraufhin alles, egal wie viel Arbeit schon drinsteckte, und ging mit SmartRecruiters all in. Blesch zieht daraus den Schluss: Erfolgreiche Innovation ist nicht nur ein Tool, sondern Inhalte, Menschen, ein Framework und Momentum.

Recruiting-Chatbot einführen: Lara geht nach 49 Tagen live

Elmar Rosendal beschreibt den Neustart aus Sicht von SmartRecruiters. Ab September 2025 liefen die Gespräche, bis Dezember waren Verträge und Projekt aufgesetzt. Lidl plante zunächst drei Workshops von je einer Woche, am Ende reichten drei Tage. Im April, kurz nach Ostern, ging der Chatbot auf der polnischen Karriereseite live, unter dem Namen Lara statt Winston. Von Start bis Go-live vergingen 49 Tage.

Am ersten Morgen zeigte Lara Teststellen, weil im Tempo auf die falschen Daten zugegriffen wurde. Der Fehler war innerhalb einer Stunde gelöst. Rosendal sieht den Grund in der Zusammenarbeit: Entwickler:innen von SAP und SmartRecruiters und das Team der Schwarz Gruppe saßen an einem Tisch, auf einer Vertrauensbasis, die vorher entstanden war. Fehler gab es viele, Fingerpointing nicht.

In der Demo holt Lara alle Informationen von der Karriereseite von Lidl Polen und zusätzliche Employer-Branding-Inhalte in den Chat. Kandidat:innen füllen keine Formulare mehr aus, und Lara ist mehrsprachig. Als Nächstes kommen die Terminierung über den Chatbot und Reverse Matching, also Jobvorschläge auf Basis des Lebenslaufs. Ziel ist der Rollout in 30 Ländern.

Was du für deinen Recruiting-Chatbot mitnimmst

Blesch fasst die Lessons learned zusammen. Tools sind nicht die Innovation, sondern Verstärker von dem, was schon da ist. Unklare Prozesse werden so zu digitalem Chaos. Lidl schaut sich deshalb die eigenen Prozesse noch einmal an und sucht einen Mittelweg, statt das Tool so weit zu verbiegen, bis es einen schlechten Prozess abbildet.

Der zweite Erfolgsfaktor ist Tempo. Lara startete mit einem Feature: Chat und Bewerbung. Die Annahme bei Kandidat:innen ist sehr gut, über den Chatbot kommen aber noch nicht viele Bewerbungen. Jetzt testet Lidl, wie eine präsentere Platzierung die Zahlen verändert. Die Fragen, die Kandidat:innen im Chat stellen, zeigen außerdem, worauf es noch keine Antworten gibt, und helfen, die Employer Brand weiterzuentwickeln.

Dritter Faktor sind die richtigen Partner. Für Lara waren bei Lidl und der Schwarz Gruppe etwa 10 bis 15 Personen beteiligt. Gero Hesse, CEO von EMBRACE, nennt Teams auf Augenhöhe im Q&A ein Erfolgsgeheimnis komplexer Projekte. Dein erster Schritt: Such dir einen Prozess, der keinen menschlichen Input braucht, kläre ihn sauber und geh mit einer kleinen Lösung live.