Recruiting im öffentlichen Dienst: Wie die Bundesagentur für Arbeit umbaut

Recruiting im öffentlichen Dienst: Was die BA herausfordert

Die Bundesagentur für Arbeit ist eine der größten Behörden Europas, gerade erneut Branchensieger im öffentlichen Dienst bei Best Recruiters 26. Jede vierte Minute bewirbt sich jemand, das sind rund 140.000 Bewerbungen pro Jahr bei rund 10.000 Neueinstellungen. Trotzdem sagt Franziska, Leitung des Produktcenters Personalgewinnung, offen: Es gibt noch viel zu tun.

Die BA sucht dieselben Profile wie die Privatwirtschaft. Beim Gehalt kann sie nicht immer punkten, wohl aber mit sinnstiftender Arbeit, mobilem Arbeiten, Aus- und Weiterbildung und Aufstiegsmöglichkeiten. Wegen der wirtschaftlichen Lage gibt es rund 25 Prozent mehr Bewerbungen als in normalen Jahren, aber nicht für alle Funktionen. Dazu kommen der demografische Wandel und der Druck, effizienter zu werden.

Vom Sonderweg zum Produktcenter Personalgewinnung

Lange hat die BA vor allem ihre Kundenbereiche modernisiert. Im internen Bereich gab es 20 Jahre lang keine größere Veränderung. Interne Services an 40 Standorten erledigten alles von HR bis Fuhrpark, jeweils mit eigenen Prozessen. Das funktionierte, führte aber zu 40 unterschiedlichen Wegen für gleiche Anliegen.

Jetzt arbeitet der HR-Bereich mit fast 4000 Mitarbeitenden schrittweise in spezialisierten Centern, in Wellen innerhalb von 3 Jahren. Das Produktcenter Personalgewinnung startete im November. Es besteht aus einem kleinen Strategieteam, dem Personalmarketing sowie den Bereichen Rekrutierung und Onboarding und Administration und Service, insgesamt ca. 450 Mitarbeitende in ganz Deutschland. Es verantwortet den gesamten Prozess vom Marketingprodukt bis zur bestandenen Probezeit. Weil daneben Produktcenter für Nachwuchskräfte und Lernen entstanden sind, gibt es viele Nahtstellen, die eng abgestimmt werden müssen.

Personas statt Ausschreiben und Abwarten

Bisher hat die BA ausgeschrieben, wie eine Behörde das tut: veröffentlichen, abwarten, aus den Bewerbungen die Besten auswählen. Das hat oft gepasst, aber nicht immer. Denn viele Bewerbungen heißt noch nicht, dass die Richtigen dabei sind. Heute arbeitet das Team mit Personas und klärt vorab mit den Führungskräften als Auftraggebenden, wen sie suchen, wo sie die Person finden und wie sie sie ansprechen.

Eine zweite Hürde: Fast jeder Haushalt kennt die BA über Kindergeld, Berufsberatung oder Kurzarbeitergeld. Als Arbeitgeberin ist sie weniger präsent, und die Vorstellung vom Arbeiten beim Amt ist oft falsch.

Wenn Standardisierung sich wie Verlust anfühlt

Die Veränderung ist riesig, kaum ein Stein bleibt auf dem anderen. Trotz Umsetzungsteam, externer Begleitung, Roadshows, Filmen und Materialien bleibt eine Wahrheit: Wo vorher maßgeschneiderte Einzellösungen galten, gilt jetzt ein Standardprozess, inklusive der gesetzlichen Beteiligung des Personalrats. Das fühlt sich für viele erst einmal wie ein Verlust an.

Die BA nennt das Emotionsmanagement. Weil die Kommunikationskultur offen ist, kommt viel Kritik an. Das Team wertet die Rückmeldungen laufend aus und entscheidet: Ist der neue Prozess richtig und muss besser erklärt werden, oder muss nachgebessert werden?

Personalmarketing mit echten Geschichten

Nadin verantwortet das Personalmarketing und baut auf der EVP „Wir machen Chancen“ auf, die 2023 oder 2024 mit echten Mitarbeitenden entwickelt wurde. Das Arbeitgeberversprechen: Menschen und Unternehmen neue Perspektiven auf dem Arbeitsmarkt eröffnen. Zu den Säulen gehören flexible Arbeitszeiten und Vereinbarkeit, Krisenfestigkeit und Kollegialität. Nadins Leitgedanke: 114 000 Beschäftigte sind 114 000 Geschichten.

Das Team aus 14 Personen ist bundesweit verteilt und nach Kanälen und Zielgruppen organisiert. Eine interne Mitarbeiterbefragung und externe Marktforschung sollen zeigen, wo intern und extern Lücken liegen. Für den ersten Imagefilm der BA als Arbeitgeberin gab es nach einem Aufruf im Social Intranet Bewerbungen aus dem ganzen Bundesgebiet. Ein erster Testballon mit Augenzwinkern: eine selbst fotografierte Kampagne mit Ströer rund um das Festival Rock im Park in Nürnberg, die über 2,2 Millionen Besucher:innen erreichte.

Einen Vorteil benennt die BA ehrlich: Als Institution, die Menschen bei Ausbildung und Jobsuche hilft, kann sie ihre eigene Berufsberatung darüber informieren, wen sie sucht. Gerade bei der Ausbildung sind das und Empfehlungen aus der Belegschaft sehr erfolgreiche Wege.

Dein erster Schritt: Prüf, wie viele unterschiedliche Prozesse es bei dir für dasselbe Anliegen gibt, und plan beim Vereinheitlichen von Anfang an ein, wie du mit Kritik umgehst.