Das nimmst du mit
- Miss zuerst, wo deine Zeit hingeht: Im Fallbeispiel macht die Sichtung der Bewerbungen 35 Prozent der Prozessdauer aus.
- Investier in das initiale Set-up deiner Prozesse, damit sie sich später (teil-)automatisieren lassen.
- Automatisiere Routineschritte wie Vorqualifizierung, Einladungen zum Interview und Gremienprozesse.
- Setz KI im Rahmen des EU AI Act ein und fang klein an, mit dem großen Ziel im Blick.
Lade die Folien herunter, mit dem kompletten Fallbeispiel zu Prozesszeiten vorher und nachher und dem Ablauf eines automatisierten Bewerbungsprozesses. Kostenlos für Mitglieder.
Kostenlos beitretenWo dir im Recruiting die Zeit verloren geht
Die Folien beschreiben drei Entwicklungen, die jedes Recruiting-Team kennt. Passende Bewerbungen für offene Stellen zu bekommen, wird immer schwieriger. Die Zeit für Prozessthemen wie Terminabstimmung und Vorqualifizierung wird immer mehr. Und das Rennen um die schnellste Rückmeldung an Bewerbende und die beste Candidate Experience wird immer schneller.
Ein Fallbeispiel zeigt, wie sich die Dauer eines Bewerbungsprozesses ohne Automatisierung verteilt. Die Sichtung der Bewerbungen nimmt 35 Prozent der Gesamtdauer ein, die Einladung zum Interview 22 Prozent, die Sichtung durch Hiring Manager 21 Prozent. Gremienprozesse und die Erstellung der Anzeigen liegen bei je 11 Prozent.
Recruiting Automatisierung: 54 Prozent Einsparung im Fallbeispiel
Mit Automatisierung sinkt die Gesamtdauer im selben Fallbeispiel deutlich: Die Folien nennen eine Einsparung von 54 Prozent. Das Ziel dahinter formulieren Teetz und Fernandez-Mühl klar: mehr Zeit für das Wesentliche, die Menschen im Recruiting-Prozess.
Konkret heißt eine Effizienz- und Automatisierungsstrategie laut den Folien: manuelle Aufgaben minimieren, Effizienz steigern, die Zeit bis zur Einstellung verkürzen und die Qualität der Kandidatenauswahl verbessern.
Welche Schritte sich automatisieren lassen
Schon der Ausschreibungsprozess hat vier Schritte: Anforderungsanalyse, Anzeige schreiben, Abstimmung mit Fachbereich und Gremien, Veröffentlichung auf der Karrierewebsite und in ausgewählten Kanälen. Danach folgt der Bewerbungsprozess vom Kennenlernen über Screening, Gespräche und Gremien bis zu Einstellung und Onboarding.
Für KI, Digitalisierung und Automatisierung nennen die Folien sechs Ansatzpunkte: KI-generierte Stellenanzeigen, skillbasierte Jobsuche, automatische Auswertung der Online-Bewerbung, automatische Vorqualifizierung, automatische Einladung zum Interview und digitale Gremienprozesse. Ein Ausblick zeigt KI-Agenten als neues Teammitglied, mit dem Hinweis, dass das heute schon möglich ist.
Fazit: klein anfangen, groß denken
Die Folien enden mit vier Strategien. Erstens: Zeitdiebe im Recruiting-Prozess systematisch aufspüren und mit Daten quantifizieren. Zweitens: in das initiale Set-up von Prozessen investieren, damit sie sich (teil-)automatisieren lassen. Drittens: KI unter Berücksichtigung des EU AI Act nutzen. Viertens: klein anfangen und groß denken.
Dein erster Schritt: Miss für ein paar Stellen, wie lange jede Phase dauert. Dann siehst du, welcher Zeitdieb bei dir am meisten kostet, und kannst gezielt dort automatisieren.
Häufige Fragen
Welcher Schritt kostet im Recruiting die meiste Zeit?
Im Fallbeispiel von milch & zucker ist es die Sichtung der Bewerbungen mit 35 Prozent der Prozessdauer, gefolgt von der Einladung zum Interview mit 22 Prozent.
Was lässt sich im Bewerbungsprozess automatisieren?
Laut den Folien unter anderem Stellenanzeigen mit KI, die Auswertung von Online-Bewerbungen, die Vorqualifizierung, Einladungen zum Interview und Gremienprozesse.
