Verwaltung modernisieren: Warum Staatsreform kein Zuschauersport ist

Verwaltung modernisieren beginnt in jeder Behörde

Von der Wippel startet mit einer ernüchternden Zahl: Nur noch knapp 30 Prozent glauben, dass die Institutionen Probleme lösen können. Es gibt einen Minister für Staatsmodernisierung und eine ambitionierte Modernisierungsagenda von Bund und Ländern. In einem ausdifferenzierten Verwaltungssystem ändert sich trotzdem nichts, nur weil oben jemand Staatsreform ausruft.

Deshalb setzt von der Wippel auf Menschen in tausenden Verwaltungen, von der Sachbearbeitung bis zur Staatssekretärsebene. Die Bewegung, die vor dreieinhalb Jahren entstanden ist, zählt heute 500 Verwaltungsentscheiderinnen und -entscheider. Alle Beispiele im Vortrag stammen von Verwaltungspionieren, die nicht gefragt wurden, sondern es einfach gemacht haben. Das Ziel der Keynote: Du nimmst zwei Ideen mit, die auch bei dir funktionieren.

Bürgernah: Die Verwaltung geht zu den Menschen

Das erste Zielbild ist ein bürgernaher Staat. Er arbeitet zuvorkommend, so wie beim antraglosen Kindergeld: Geburtsurkunde und Steuernummer liegen vor, also kann der Staat einfach auszahlen. Von der Wippel fragt, wo deine Verwaltung schon so viel weiß, dass eine kurze Rückfrage reicht.

Dazu gehört, sich an Lebenslagen zu orientieren. Eine alleinerziehende Mutter hat bis zu zwölf Behördenkontakte mit vier unterschiedlichen Definitionen von Einkommen. Bremen und Hamburg bündeln deshalb Leistungen rund um die Geburt eines Kindes. Leipzig betreibt einen mobilen Bürgerservice, der etwa auf den Wochenmarkt geht. Und bei einem Aktionstag mit dem Berliner Senat in der Markthalle 9 kamen 10.000 Geflüchtete aus der Ukraine an einem Tag zu Jobcenter, Wohnungsvermittlung und Meldebescheinigung.

Kooperativ: Sektorwechsel als Aufgabe für die Personalabteilung

Das zweite Zielbild ist eine Verwaltung, die kooperiert. Integration, Klimaschutz oder Wohnkrise löst sie nicht allein. In München vereint das Welcome Center im Kreisverwaltungsreferat Behörden, Kammern, Sprachkurse des Goethe-Instituts und zehn weitere Organisationen. Beim Hackathon Wir versus Virus entwickelten 27.000 Menschen an einem Wochenende 1.500 Lösungen. Eine davon, ein digitaler Unterstützungsprozess für Opfer häuslicher Gewalt mit dem Landeskriminalamt Niedersachsen, haben drei weitere Bundesländer übernommen.

Kooperation fällt leichter, wenn im Team Menschen sitzen, die Wirtschaft, Zivilgesellschaft oder Wissenschaft kennen. Doch wer in die Verwaltung kommt, bleibt meist dort. Programme wie Work for Germany holen über Fellowships und Abordnungen Menschen mit anderen Hintergründen hinein.

Hier spricht von der Wippel Personalverantwortliche direkt an. Einige Verwaltungen machen den Wechsel inzwischen beförderungsrelevant. In Konzernen ist Erfahrung im Ausland oder im Werk oft Voraussetzung für bestimmte Positionen. Warum also nicht mindestens drei Monate in einer Kommune, bevor jemand eine Referatsleitung übernimmt?

Wirkungsorientiert: Gesetze durchspielen und den Rollout planen

Das dritte Zielbild misst Verwaltung an Ergebnissen, nicht daran, dass etwas juristisch korrekt auf den Weg gebracht ist. Ein Werkzeug sind Praxischecks: Verwaltung, Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürger spielen eine Regelung eins zu eins durch, bevor das Instrument feststeht. Als Idee aus Baden-Württemberg nennt von der Wippel, ein Gesetz vorab in zehn Kommunen anzuwenden.

Genauso wichtig ist der Rollout. Beim Bauturbo begleitete ein Umsetzungslabor die Kommunen sechs Monate lang direkt. Zum Auftakt kamen 1700 Vertreterinnen und Vertreter aus Kommunen. Die größte Sorge: Wie schützt sich eine Kommune vor Projekten, die sie nicht will? Herne hatte eine einfache Lösung, eine rote Liste mit allem, was die Stadt mit dem Bauturbo nicht machen will. 50 Kommunen übernahmen die Vorlage laut von der Wippel in den zwei Wochen danach.

Und Ziele motivieren. Setzt sich eine Behörde etwa das Ziel, Genehmigungen für Windräder 40% schneller zu erteilen, sieht sie, welche Referate darauf einzahlen. Gerade weil viele Beschäftigte in den Ruhestand gehen, muss Personal flexibler eingesetzt werden.

Vertrauensvoll: Dein erster Schritt in der eigenen Verwaltung

Das vierte Zielbild ist Vertrauen. Gegenüber Bürgerinnen und Bürgern heißt das, Bescheide und Briefe in einem Ton zu schreiben, der nicht nach Vollstreckung klingt. Innerhalb der Verwaltung heißt es, Ermessensspielräume zu nutzen. Ein Bürgermeister hat dafür den Tag der Entscheidung eingeführt: Am letzten Freitag im Monat kommen alle mit offenen Vorgängen, sie werden kurz besprochen und unterschrieben. Seitdem bleibt viel weniger hängen.

Für den Start musst du nicht auf einen Auftrag warten. Wähl eine Idee aus dem Vortrag und prüf, wo sie bei dir passt. Wer Personal verantwortet, kann beim Sektorwechsel ansetzen und ihn bei Beförderungen sichtbar honorieren.