Digitales Recruiting in der Verwaltung: Skills messen, KI gezielt einsetzen

Warum digitales Recruiting in der Verwaltung jetzt Pflicht wird

Fünf Jahre zurück hat sich im Recruiting der Verwaltung erstaunlich wenig verändert, sagt Oliver Hoffmann. In den nächsten fünf Jahren erwartet Hoffmann dagegen viel Bewegung. Bisher bewerten Auswahlverfahren vor allem die Vergangenheit: Lebensläufe, Noten, Leistungen. Künftig zählt, wie Menschen unter Druck in komplexen Situationen handeln und entscheiden. Gero Hesse hält dagegen, dass zwar alle über Skills reden, eingestellt aber noch oft nach Abschlüssen und Noten wird.

Ana Fernandez-Mühl sieht den größten Veränderungsdruck in den Zahlen. Wenige Menschen arbeiten in der Personalgewinnung, gleichzeitig erlebt der öffentliche Dienst einen Run an Kandidat:innen. Beherrschbar wird das nur, wenn Behörden die Möglichkeiten der Technik wirklich nutzen, ob regelbasiert oder mit KI. Die Komplexität der Organisationen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene lässt sich dabei nicht wegdiskutieren.

Kompetenzen statt Abschlüsse: Was die Auswahl künftig messen muss

Hoffmann unterscheidet Skills, also Fähigkeiten, die in einer Person verankert sind, von States, also Zuständen wie Stimmung. Beides gewinnt an Bedeutung. Tiefenpsychologische Verfahren können Motivation und Entscheidungslogik recht genau erfassen. Sie sind aber so komplex, dass eine einzelne Person in der Personalverantwortung sie ohne technische Unterstützung kaum beherrscht. Formale Abschlüsse verlieren dagegen an Aussagekraft. Hoffmann nennt Metakognition und Resilienz als Fähigkeiten, die für manche Stellen wichtiger sind als gute formale Voraussetzungen.

Fernandez-Mühl bricht eine Lanze für den öffentlichen Bereich: In der Eignungsdiagnostik sei der öffentliche Dienst weit vorn, nur wisse das kaum jemand außerhalb. Für manche Berufe bleiben Abschlüsse Pflicht. Trotzdem lohnt es sich, früh und digital zu erfassen, welche Kompetenzen jemand darüber hinaus mitbringt. Vor allem dort, wo es wenige formale Kriterien gibt, öffnet das den Quereinstieg. Bei der Handabfrage im Saal wählten nur 10 bis 15 Prozent heute schon stärker nach Skills als nach Abschlüssen aus.

So läuft ein digitaler Bewerbungsprozess ab

Bevor sich jemand bewirbt, muss feststehen, was du messen willst und in welcher Reihenfolge. Fernandez-Mühl will Bewerbende nicht als „Dateneingabe-Äffchen“ einsetzen: Abschlüsse und Noten liest CV-Parsing aus dem Lebenslauf, ergänzt wird nur der Rest, etwa ein Führerschein. Danach folgt ein Block mit Fragen zu den Kompetenzen, der auf dasselbe Modell einzahlt wie später das Assessment-Center und das Interview. So entstehen früh erste Indikatoren.

Nach dem Absenden prüft die Automatisierung Formal- und K.-o.-Kriterien. Passt alles, bucht die Person direkt einen Interviewtermin. Asynchrone, zeitlich begrenzte Videointerviews lassen sich transkribieren und mit dem Kompetenzmodell abgleichen. Am Ende steht ein vergleichbares Kandidatenprofil an einer Stelle. Hoffmann setzt dabei gern auf spontane Kurzvideos, weil sie schwer zu imitieren sind. Den Hintergrund liefert eine Zahl, die Hoffmann nennt: 98 Prozent aller Lebensläufe werden mit KI generiert und überarbeitet.

Mensch, Technik oder KI: Wer entscheidet was?

Viele Themen werden als KI-Thema diskutiert, obwohl sie keines sind. Fernandez-Mühl plädiert für eine klare Dreiteilung: Was macht der Mensch, was die Technik, was die KI? Ist ein Ergebnis regelbasiert und muss immer gleich ausfallen, weil du etwas nachweisen oder dokumentieren musst, etwa einen Waffenschein, reicht klassische Technik. Soll das Ergebnis variieren und Informationen in Beziehung setzen, passt KI. Entscheidungen in wichtigen Momenten bleiben beim Menschen. Die Gegenfrage im Gespräch: Möchtest du von einem Taschenrechner eingestellt werden?

Hoffmann ergänzt, dass die Verantwortung für den Einstellungsprozess immer menschlich bleibt. KI hilft, einen Menschen als Ganzes kennenzulernen, liefert aber nur, was vorher designt wurde. Fernandez-Mühl warnt vor dem selbstbewussten Auftritt der Systeme. Ein Ergebnis wie 80 Prozent Passung ist eine Wahrscheinlichkeit, beim nächsten Klick können es 70, 60 oder 90 Prozent sein. Den EU AI Act sieht Fernandez-Mühl deshalb als hilfreichen Zwang, sich mit Grenzen auseinanderzusetzen.

Erster Schritt: digitalisieren, automatisieren, dann über KI nachdenken

Im Saal nutzten nur zwei Personen KI innerhalb ihrer Recruiting-Prozesse. Fernandez-Mühl rät, sich nicht zu überfordern. Im öffentlichen Dienst geht bei der Digitalisierung noch viel. Wer ausdruckt, unterschreibt und wieder hochlädt, verschenkt Potenzial. Danach kommt Automatisierung: Statt dass Recruiter:innen Status von A nach B schieben, übernimmt das die Maschine nach festen Kriterien. Wo sie es nicht darf, kontrolliert ein Mensch. Das schafft Freiräume für überlastete Teams und die digitale Infrastruktur, auf der KI später arbeitet.

Rechtliche Rahmenbedingungen bleiben, aber du entscheidest, wie streng du sie auslegst. Legst du alles maximal juristisch aus, bleibt am Ende kein Kandidat übrig. Hoffmann rät, zuerst zu klären, welche Kompetenzen du brauchst, welche du schon hast, welche du entwickeln kannst und welche du gezielt rekrutieren musst. Erst dann überführst du das in digital belastbare Lösungen. Fernandez-Mühl setzt auf intelligente Automatisierung und auf die Menschen, die im eigenen System etwas verändern wollen, am besten in einem kleinen Piloten.