Workation Compliance: Dienstreisen und Workations automatisiert absichern

Warum Workation Compliance jetzt auf die HR-Agenda gehört

Die Folien nennen drei Treiber. Neue Arbeitsmodelle: Mitarbeitende arbeiten vermehrt im Homeoffice und mobil aus dem Ausland. Die Digitalisierung der Mitarbeiterdaten: HRIS-Systeme erlauben es, Compliance-Prozesse zu automatisieren. Und technologischer Fortschritt: Künstliche Intelligenz vereinfacht komplexe Compliance-Logiken.

Dahinter stehen 8 potenzielle Compliance-Fallen: Visa und Arbeitserlaubnis, Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung, EU-Meldepflicht, Arbeitsrecht, Datenschutz und Krankenversicherung. Das Problem: Die Gesetzeslage ist je Dienstreise unterschiedlich. Ein Reiseantrag ist laut Folien 1 von 100.000.000 Szenarien. Es zählen die Bestimmungen im Heimat- und im Zielland, die Daten der Person wie Herkunft, Titel und Position, die Details zum Aufenthalt und die Unternehmensrichtlinien.

Was bei Compliance-Versäumnissen droht

Die Folien zeigen vier Beispiele. Ein Mitarbeiter hatte bei einer Dienstreise aus Polen nach Deutschland keine A1-Bescheinigung, die Folge waren 50 Tsd. € Bußgeld. Ein Geschäftsführer reiste ohne richtiges Visum in die USA, wurde festgenommen und saß 5 Tage im Gefängnis.

Mitarbeitende, die an öffentlichen Orten in Malaysia und Thailand arbeiteten, wurden von den Behörden entdeckt und abgeschoben. Und ein Unternehmen bekam in der Schweiz ein Geschäftsverbot, weil es wiederholt gegen die EU-Meldepflicht verstoßen hatte. Workations und Dienstreisen sind damit kein reines Benefit-Thema, sondern ein Risiko, das HR steuern muss.

So automatisiert WorkFlex die Prüfung

Der Vortrag stellt die Lösung von WorkFlex vor, mit dem Versprechen von 100% Compliance und 0% Risiko. Sie besteht aus drei Bausteinen: einer Risikobewertung nach Ampelsystem in Grün, Gelb und Rot, der rechtlichen Umsetzung der Maßnahmen wie A1, CoC, PWD oder Versicherung sowie Support mit 24/7 Erreichbarkeit und der Übernahme der Haftung bis zu €250.000 bei Rechtsstreitigkeiten.

Für Workations zeigen die Folien fünf Schritte: Antrag durch die Mitarbeitenden, Zustimmung der Führungskraft, Bewertung des Risikos, Prüfung und Freigabe durch HR mit einem Klick, danach die Umsetzung der Maßnahmen. Bei Dienstreisen werden Daten aus einem Buchungstool automatisch übertragen, ohne Tool reichen Mitarbeitende die Dienstreise selbst ein. SuccessFactors und Personio lassen sich laut Folien direkt integrieren, andere Systeme per manuellem Daten-Upload.

Dein erster Schritt zu mehr Compliance bei Workations

Nimm die 8 Fallen als Checkliste und prüf, welche davon bei euren Workations und Dienstreisen heute niemand systematisch abdeckt. Kläre dann, wer im Prozess was freigibt. Ob du das mit einem Tool automatisierst oder manuell steuerst, hängt von der Zahl der Dienstreisen und deiner Systemlandschaft ab.