KI als Teammitglied: HR nach der Menschenverwaltung mit Dirk Linn

Systembruch: Von der Menschenverwaltung zur Hybridorganisation

p-manent kümmert sich seit knapp 26 Jahren um HR mit IT-Methoden. Linn beschreibt das Ergebnis als großen Verwaltungsaufwand: Menschen landen in einer Akte, Prozesse werden drangehängt, Hauptsache, die Systeme funktionieren. Der Mensch ist dabei ein bisschen verloren gegangen. Mit KI kommt nun jemand dazu, der nicht real ist. Linn fragt deshalb, ob die Aufbauorganisation der Zukunft noch allein menschlich sein kann.

Den Wechsel von einer rein menschengetriebenen Organisation zu einer Hybridorganisation aus Mensch und Maschine nennt das Gespräch Systembruch. Privat ist dieser Schritt laut Linn längst passiert: Alle haben ein Smartphone, viele nutzen ChatGPT als Partner, selbst im C-Level gehen unternehmenskritische Fragen an die KI. Was fehlt, ist die Vernetzung. Bisher bleibt es beim kurzen Moment von Frage und Antwort.

Auch das Smartphone war von Unternehmen nie als Kommunikationsgerät gedacht, erinnert Linn. Privat sind wir oft weiter als im Job. Deshalb gehört die Frage nach dem Nutzen an den Anfang: Was bringt KI mir persönlich und dem Unternehmen, ohne dass mein Job in Frage steht, auch wenn ich mich verändern muss?

KI-Avatar im Recruiting: Pre-Matching und Assessment

Wie KI als Teammitglied konkret aussieht, zeigt Linn am KI-Avatar Kira von p-manent. Erster Use Case: Große Unternehmen haben hunderte Stellen auf der Homepage, aber kaum jemand scrollt durch oder nutzt einen Filter. Ein Avatar begrüßt Bewerbende persönlich, fragt nach Motivation und Wünschen und findet im Gespräch heraus, ob das Unternehmen bieten kann, was die Person sucht. Dieses Pre-Matching setzt früher an. Heute passiert das Matching erst im Unternehmen, und das ist laut Linn viel zu spät, weil Blindbewerbungen vorher schon Aufwand machen.

Zweiter Use Case ist das Assessment, etwa in großen Transformationsprojekten. Statt nur ein Beratungsunternehmen Skills erheben zu lassen, spricht der Avatar mit Mitarbeitenden über Stärken und Entwicklungsfelder, in einem geschützten Raum weg von der Firma. Für internationale Bewerbende ist ein weiterer Punkt wichtig: Kira spricht laut Linn 90 Sprachen, die Ergebnisse kommen auf Deutsch im Recruiting an.

Krankmeldung per Telefon: Je einfacher, desto erfolgreicher

Linns Lieblings-Use-Case kommt ohne Bildschirm aus. Je einfacher ein Use Case, desto erfolgreicher, sagt Linn. Ein bildgebender Avatar braucht einen Screen oder ein Smartphone, und viele haben das nicht. Telefonie geht überall. Ein Kunde aus Facility Management und Gebäudereinigung mit 3000 Mitarbeitenden und drei Schichtmodellen nutzt das für Krankmeldungen in der Nacht.

Mitarbeitende rufen eine Nummer an und melden sich in ihrer Muttersprache krank, etwa auf Spanisch oder Englisch. Der Prozess läuft in die Systeme durch: Die Objektleitung bekommt SMS und E-Mail, im besten Fall wird ein Springer informiert, morgens um 6 Uhr da zu sein. Dass Kira bewusst comichaft aussieht, hat laut Linn Gründe: Eine fotorealistische Darstellung braucht mehr Rechenleistung, und alle sollen erkennen, dass es eine KI ist. Über hochgeladene Skins ist auch ein realer Mensch als Vorlage möglich, p-manent selbst grenzt Mensch und Maschine aber bewusst sichtbar ab.

Warum KI im Mittelstand noch hakt

Ist der Mittelstand in den letzten zwei Jahren offener geworden? Linns Antwort: leider nein. Die Menschen auf dem Festival haben Lust auf KI und nutzen sie. In entscheidenden Positionen sitzen aber oft Leute, auch in Betriebs- und Personalräten, die das Thema aussitzen wollen. Linn schätzt, dass von den Jungen 60 bis 70 Prozent KI ausprobieren würden. In der eigenen Altersgruppe seien 20 bis 30 Prozent offen. Dazu kommt das Erfahrungswissen: Wie viel davon zählt für die Produkte von morgen? Linn sieht hier Statusverlust und die Aufgabe, Wissen zu sichern und zu verlernen, was nicht mehr gebraucht wird.

Projekte kommen laut Linn oft gut bis 90 Prozent. Zäh werden die letzten 10 Prozent: Datenschutz, Datensparsamkeit, Betriebsräte und Dateninseln aus Systemen verschiedener Hersteller. Ein öffentlicher Kunde wollte PowerPoint-Folien in eine LMS-Plattform überführen, durfte KI-Tools dafür aber nicht einsetzen, weil der Betriebsrat das verbietet. Linns Fazit: erst digitalisieren, dann in KI einsteigen.

Hesse sieht in KI auch eine Chance für verstreute Daten. EMBRACE besteht aus fünf Einzelunternehmen, drei davon in den letzten drei Jahren akquiriert. Auf die Frage, in welcher Branche EMBRACE wie viele Kunden hat, gab es zunächst keine Antwort. Mit KI wurden die Daten aus den CRM-Systemen gezogen, zusammengefasst und wieder zurückgespielt, statt fünf Firmen für ein neues CRM-System anderthalb bis zwei Jahre lahmzulegen.

Führung, wenn KI als Teammitglied mitarbeitet

Führung wird laut Linn beide Seiten betreffen: Wie führe ich Menschen, und wie führe ich Maschinen? Es gibt nicht einen Avatar, sondern mehrere, etwa einen juristischen Avatar, einen für den ersten Bewerbungscall und einen, der Trainingskonzepte entwickelt. Sie müssen orchestriert werden und gehören ins Organigramm. Eine Stellenbeschreibung kann dann ein Prompt für einen virtuellen Mitarbeiter sein. Management kümmert sich stärker um den Gesamtworkflow. Linn erwartet das in den nächsten drei bis fünf Jahren in vielen Bereichen.

Was KI nicht ersetzt, benennt Linn ebenfalls: Berufe mit Herz und Hand, etwa in Medizin und Handwerk. KI und Robotik können helfen, zum Beispiel mit einem KI-gesteuerten Exoskelett im Krankenhaus. Doch sobald Menschen sich um Menschen kümmern müssen, hat KI allein keine Chance. Dein erster Schritt: Such dir einen einfachen, klar umrissenen Use Case, kläre den Nutzen für die Betroffenen und nimm sie von Anfang an mit.